Prawidłowe liczenie terminu płatności faktury to jeden z najczęstszych problemów, z którym zmagają się przedsiębiorcy. Kluczowe jest zrozumienie, że termin płatności liczy się od daty doręczenia faktury, a nie jej wystawienia. Jakie przepisy regulują tę kwestię? W tym poradniku wyjaśnię krok po kroku, jak prawidłowo ustalać i liczyć terminy płatności faktur, by uniknąć nieporozumień z kontrahentami i potencjalnych problemów z organami skarbowymi.
Podstawy prawne liczenia terminu płatności faktury
Kwestię terminów płatności regulują przede wszystkim dwa akty prawne:
- Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych
- Kodeks cywilny (w zakresie ogólnych zasad liczenia terminów)
Zgodnie z przepisami, termin płatności faktury powinien być liczony od dnia doręczenia faktury dłużnikowi, a nie od daty jej wystawienia. Jest to kluczowa zasada, którą wielu przedsiębiorców pomija, co prowadzi do nieporozumień z kontrahentami.
Pamiętaj: Nawet jeśli na fakturze wskazano konkretną datę płatności (np. „płatność do 15.06.2023”), ale faktura została dostarczona kontrahentowi zbyt późno, termin ten może być nieważny i zastąpiony terminem ustawowym.
Jak prawidłowo liczyć termin płatności faktury?
Oto jak krok po kroku liczyć termin płatności faktury:
- Ustal datę doręczenia faktury odbiorcy (nie datę wystawienia)
- Sprawdź, czy w umowie lub na fakturze określono konkretny termin płatności
- Jeśli termin został określony w dniach, rozpocznij liczenie od następnego dnia po doręczeniu faktury
- Jeśli termin został określony konkretną datą, sprawdź czy jest ona realna z punktu widzenia daty doręczenia
- Uwzględnij dni wolne od pracy przy końcu terminu (jeśli ostatni dzień przypada na dzień wolny, termin upływa następnego dnia roboczego)
Termin płatności w umowie vs. termin na fakturze
Pierwszeństwo ma zawsze termin wskazany w umowie, nawet jeśli na fakturze widnieje inna data. Oto zasady, które warto zapamiętać:
- Jeśli strony zawarły umowę określającą termin płatności – obowiązuje termin z umowy
- Jeśli na fakturze wskazano inny termin niż w umowie – nadal obowiązuje termin z umowy
- Jeśli nie ma umowy pisemnej – obowiązuje termin wskazany na fakturze
- Jeśli nie określono terminu ani w umowie, ani na fakturze – obowiązuje termin ustawowy (30 dni od doręczenia faktury)
Ustawowe terminy płatności – co mówią przepisy?
Gdy strony nie ustaliły terminu płatności, zastosowanie mają terminy ustawowe:
- Standardowy termin ustawowy wynosi 30 dni od dnia doręczenia faktury
- Dla podmiotów publicznych termin ten wynosi 30 dni (w niektórych przypadkach może być wydłużony do 60 dni)
- Termin dłuższy niż 60 dni może być stosowany tylko w wyjątkowych przypadkach i gdy nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela
Uwaga: Ustalenie terminu płatności dłuższego niż 60 dni wymaga wyraźnego uzasadnienia w umowie i nie może być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. W przeciwnym razie taki zapis może zostać uznany za nieważny i zastąpiony terminem ustawowym.
Praktyczne przykłady liczenia terminów płatności
Przykład 1: Termin liczony w dniach
Faktura z terminem płatności 14 dni została doręczona 10 maja. Jak liczymy termin?
- Rozpoczynamy liczenie od następnego dnia po doręczeniu, czyli od 11 maja
- Liczymy 14 kolejnych dni kalendarzowych
- Termin płatności upływa 24 maja
- Jeśli 24 maja to niedziela, termin przesuwa się na poniedziałek 25 maja
Przykład 2: Termin określony konkretną datą
Faktura wskazuje termin płatności „do 20 czerwca”, ale została doręczona dopiero 18 czerwca. Co wtedy?
W takiej sytuacji termin wskazany na fakturze jest nierealny (pozostały tylko 2 dni). Zastosowanie ma wtedy termin ustawowy – 30 dni od doręczenia, czyli płatność powinna nastąpić do 18 lipca. Jest to ochrona dla odbiorcy faktury przed nieracjonalnie krótkimi terminami płatności.
Najczęstsze błędy przy liczeniu terminów płatności
Oto typowe błędy, których warto unikać:
- Liczenie terminu od daty wystawienia faktury zamiast od daty doręczenia
- Nieuwzględnianie dni wolnych od pracy przy końcu terminu
- Ustalanie nierealistycznie krótkich terminów płatności na fakturach wysyłanych z opóźnieniem
- Ignorowanie zapisów umownych dotyczących terminów płatności
- Ustalanie terminów dłuższych niż 60 dni bez odpowiedniego uzasadnienia
Jak dokumentować doręczenie faktury?
Ponieważ termin płatności liczy się od doręczenia faktury, warto zadbać o odpowiednie udokumentowanie tego faktu, co może być kluczowe w przypadku ewentualnych sporów:
- W przypadku faktur elektronicznych – zachowaj potwierdzenie wysłania e-maila lub potwierdzenie odczytu
- Dla faktur papierowych wysyłanych pocztą – rozważ wysyłkę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru
- Przy doręczeniu osobistym – poproś o podpis na kopii faktury z datą odbioru
- Korzystaj z platform do elektronicznego obiegu dokumentów, które rejestrują moment doręczenia
Wskazówka eksperta: Warto w umowach z kontrahentami precyzyjnie określić sposób doręczania faktur oraz moment, który uznaje się za doręczenie (np. dzień wysłania e-maila, dzień odczytu wiadomości itp.). Takie zapisy mogą uchronić przed wieloma nieporozumieniami w przyszłości.
Prawidłowe liczenie terminów płatności faktur to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także element budowania profesjonalnych relacji biznesowych. Najważniejszą zasadą jest liczenie terminu od daty doręczenia faktury, a nie jej wystawienia. Stosując się do powyższych wskazówek, unikniesz nieporozumień z kontrahentami, potencjalnych sporów dotyczących płatności oraz zwiększysz szanse na terminowe regulowanie należności przez swoich klientów.