Każdy przedsiębiorca i księgowy wie, jak ważne jest prawidłowe dokumentowanie zakupów firmowych. Czasem zamiast pełnej faktury VAT otrzymujemy paragon z numerem faktury (tzw. fakturę uproszczoną). Prawidłowa identyfikacja tego numeru jest kluczowa dla rozliczeń podatkowych i księgowych. W tym poradniku wyjaśnimy, gdzie znaleźć numer faktury na paragonie fiskalnym i jak prawidłowo wykorzystać go w księgowości.
Czym jest faktura uproszczona na paragonie?
Faktura uproszczona to paragon fiskalny, który zawiera dodatkowo numer NIP nabywcy. Od 2020 roku paragony z NIP-em kupującego są traktowane jako faktury uproszczone, jeśli wartość transakcji nie przekracza 450 zł (lub 100 euro). Taki dokument pełni funkcję faktury i stanowi pełnoprawną podstawę do rozliczenia podatku VAT.
Pamiętaj! Aby paragon mógł być uznany za fakturę uproszczoną, NIP nabywcy musi być umieszczony na paragonie w momencie sprzedaży. Nie można dopisać NIP-u później ani prosić o fakturę do paragonu, który już zawiera NIP.
Gdzie znaleźć numer faktury na paragonie fiskalnym?
Lokalizacja numeru faktury na paragonie fiskalnym może różnić się w zależności od sklepu i używanego systemu kasowego. Oto najczęstsze miejsca, gdzie można znaleźć ten numer:
- W górnej części paragonu – często oznaczony jako „Nr faktury”, „Nr faktury uproszczonej” lub „Nr dokumentu”
- W dolnej części paragonu – pod podsumowaniem zakupów
- Obok daty i godziny zakupu
- Przy numerze kasy fiskalnej lub numerze unikatowym
Typowe oznaczenia numeru faktury na paragonie
Numer faktury uproszczonej może być oznaczony na różne sposoby:
- „Nr faktury:”
- „Faktura uproszczona nr:”
- „Nr paragonu:” (w przypadku, gdy numer paragonu pełni jednocześnie funkcję numeru faktury)
- „FV nr:”
- „Dokument nr:”
Wskazówka: Numer faktury uproszczonej często składa się z ciągu cyfr i liter, np. „FV/123/2023” lub „PAR/45678/07/23”. Liczba znaków może się różnić w zależności od systemu kasowego używanego przez sprzedawcę.
Jak rozpoznać numer faktury od innych numerów na paragonie?
Na paragonie fiskalnym znajduje się wiele różnych numerów, które można pomylić z numerem faktury. Umiejętność rozróżniania tych numerów jest niezbędna dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowej. Oto jak odróżnić numer faktury od innych informacji:
– Numer faktury/paragonu – zazwyczaj krótki ciąg cyfr, często poprzedzony skrótem „Nr” lub „FV”
– Numer unikatowy kasy fiskalnej – dłuższy ciąg znaków, zwykle poprzedzony oznaczeniem „Nr unikatowy” lub „#”
– Numer NIP sprzedawcy – zawsze 10 cyfr, poprzedzony oznaczeniem „NIP”
– Numer transakcji – może być oznaczony jako „Nr transakcji” lub „ID transakcji”
Przykłady z różnych sieci handlowych
Różne sieci handlowe stosują różne formaty numerów faktur na paragonach:
– Leroy Merlin – numer faktury uproszczonej znajduje się zazwyczaj w górnej części paragonu, oznaczony jako „Nr faktury uproszczonej”
– DINO – numer faktury uproszczonej często umieszczany jest pod listą zakupów, z oznaczeniem „Faktura uproszczona nr”
– Sklepy spożywcze i drogerie – numer paragonu (pełniący funkcję numeru faktury) najczęściej widnieje w górnej części dokumentu
Jak prawidłowo wykorzystać numer faktury z paragonu w księgowości?
Gdy już zlokalizujesz numer faktury na paragonie, oto jak prawidłowo wykorzystać go w dokumentacji księgowej:
- Wpisz pełny numer faktury w dokumentach księgowych, zachowując wszystkie znaki specjalne i ukośniki
- Wprowadź dokument do ewidencji VAT jako fakturę uproszczoną
- Zachowaj oryginalny paragon jako dowód zakupu (najlepiej zrób też jego kopię lub skan, ponieważ wydruki z kas fiskalnych często blakną z czasem)
- W opisie dokumentu zaznacz, że jest to faktura uproszczona (paragon z NIP)
Ważne! Faktura uproszczona musi zawierać: datę sprzedaży, nazwę towaru/usługi, cenę brutto, stawkę VAT, NIP sprzedawcy i NIP nabywcy. Upewnij się, że wszystkie te elementy są widoczne na paragonie.
Co zrobić, gdy nie można znaleźć numeru faktury na paragonie?
Jeśli mimo starań nie możesz zlokalizować numeru faktury na paragonie, wykonaj następujące kroki:
- Sprawdź, czy paragon rzeczywiście jest fakturą uproszczoną (czy zawiera NIP nabywcy)
- Skontaktuj się ze sprzedawcą i poproś o wyjaśnienie, gdzie znajduje się numer faktury
- Jeśli paragon nie zawiera NIP-u nabywcy, możesz poprosić o wystawienie pełnej faktury VAT (ale tylko jeśli nie minęło więcej niż 15 dni od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu)
- W ostateczności, jeśli paragon zawiera NIP, ale nie ma wyraźnego numeru faktury, możesz użyć numeru paragonu jako numeru faktury, zaznaczając to w dokumentacji księgowej
Najczęstsze problemy i ich rozwiązania
Przy identyfikacji numeru faktury na paragonie mogą pojawić się różne trudności:
– Problem: Wyblakły wydruk paragonu
Rozwiązanie: Zrób zdjęcie lub skan paragonu zaraz po zakupie, aby zachować wszystkie informacje w czytelnej formie
– Problem: Trudność w odróżnieniu numeru faktury od innych numerów
Rozwiązanie: Poproś sprzedawcę o wskazanie właściwego numeru lub sprawdź wzór paragonów danej sieci w internecie
– Problem: Brak wyraźnego oznaczenia numeru faktury
Rozwiązanie: W takiej sytuacji numer paragonu często pełni funkcję numeru faktury – użyj go w dokumentacji, zaznaczając tę okoliczność
– Problem: Wątpliwości, czy dokument jest fakturą uproszczoną
Rozwiązanie: Sprawdź, czy zawiera NIP nabywcy – to kluczowy element faktury uproszczonej
Prawidłowa identyfikacja numeru faktury na paragonie fiskalnym to ważny element prowadzenia dokumentacji księgowej. Dzięki tym wskazówkom powinieneś bez trudu odnaleźć potrzebne informacje i prawidłowo wykorzystać je w rozliczeniach podatkowych. Pamiętaj, że staranna dokumentacja to podstawa bezproblemowych kontroli skarbowych i poprawnych rozliczeń z urzędem.