Rachunek do umowy zlecenia to dokument, który potwierdza wykonanie usługi i stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia. Prawidłowo wypełniony rachunek jest kluczowy dla rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych zarówno zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Każdy rachunek powinien zawierać podstawowe elementy: dane wystawiającego, dane odbiorcy, numer rachunku, datę wystawienia, opis wykonanej usługi oraz kwotę wynagrodzenia.
Istotnym elementem rachunku do umowy zlecenia są informacje o składkach ZUS i zaliczce na podatek dochodowy. Należy pamiętać, że zleceniodawca jako płatnik ma obowiązek pobrać i odprowadzić te należności, co powinno być odzwierciedlone w dokumencie. Kwota do wypłaty stanowi różnicę między kwotą brutto a sumą potrąceń.
Rachunek do umowy zlecenia różni się od faktury, ponieważ mogą go wystawiać osoby nieprowadzące działalności gospodarczej. Dokument ten nie podlega przepisom ustawy o VAT, dlatego nie zawiera numeru NIP zleceniobiorcy (chyba że jest on przedsiębiorcą) ani stawki podatku VAT. Poniższy wzór pomoże prawidłowo wypełnić rachunek krok po kroku.
RACHUNEK DO UMOWY ZLECENIA
Nr rachunku: _______/20___
1. DANE ZLECENIOBIORCY
Adres zamieszkania: _______________________________________________________
PESEL: ___________________________ Nr umowy zlecenia: ________________
2. DANE ZLECENIODAWCY
Adres: _________________________________________________________________
NIP: ___________________________
3. ROZLICZENIE
Przedmiot umowy: _________________________________________________________
Okres wykonania: od _____________ do _____________
| Wyszczególnienie | Kwota (PLN) |
|---|---|
| Kwota brutto | _______________ |
| Składka emerytalna (9,76%) | _______________ |
| Składka rentowa (1,5%) | _______________ |
| Składka chorobowa (2,45%) | _______________ |
| Koszty uzyskania przychodu (20%) | _______________ |
| Podstawa opodatkowania | _______________ |
| Zaliczka na podatek dochodowy (12%) | _______________ |
| Kwota do wypłaty | _______________ |
Oświadczam, że jestem/nie jestem* zatrudniony na podstawie umowy o pracę i z tego tytułu moje wynagrodzenie jest/nie jest* wyższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Oświadczam, że jestem/nie jestem* objęty obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym z tytułu innej umowy zlecenia.
Oświadczam, że jestem/nie jestem* studentem/uczniem* szkoły ponadpodstawowej do ukończenia 26 lat.
* niepotrzebne skreślić
Jak poprawnie wypełnić rachunek do umowy zlecenia
Prawidłowe wypełnienie rachunku do umowy zlecenia jest kluczowe dla obu stron umowy. Poniżej znajdziesz szczegółowe wskazówki, które pomogą Ci bezbłędnie przygotować ten dokument i uniknąć problemów w rozliczeniach.
Dane podstawowe
Na początku dokumentu należy uzupełnić miejscowość i datę wystawienia rachunku oraz nadać mu numer. Numeracja rachunków powinna być ciągła w danym roku kalendarzowym – stąd format nr/rok. Warto prowadzić własną ewidencję wystawionych rachunków, aby zachować prawidłową kolejność numeracji.
Następnie wypełniamy dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy, które muszą być identyczne z danymi zawartymi w umowie zlecenia. Pamiętaj o podaniu pełnego adresu oraz numeru PESEL (w przypadku zleceniobiorcy) i NIP (w przypadku zleceniodawcy).
Przedmiot umowy i okres wykonania
W tej części należy wpisać numer umowy zlecenia, datę jej zawarcia oraz krótki, ale precyzyjny opis przedmiotu umowy. Opis powinien być zgodny z zakresem prac określonym w umowie, ale jednocześnie na tyle konkretny, aby nie budzić wątpliwości co do charakteru wykonanej pracy.
Wskazanie dokładnego okresu wykonania zlecenia (od-do) jest niezbędne dla prawidłowego rozliczenia składek ZUS. Ma to szczególne znaczenie przy umowach długoterminowych, gdzie rachunek może obejmować tylko część okresu trwania umowy.
Rozliczenie finansowe
Ta część wymaga szczególnej uwagi, ponieważ zawiera obliczenia składek i podatków:
- Kwota brutto – uzgodnione w umowie wynagrodzenie przed potrąceniami
- Składki ZUS (emerytalna, rentowa, chorobowa) – obliczane od kwoty brutto według wskazanych stawek (odpowiednio 9,76%, 1,5%, 2,45%)
- Koszty uzyskania przychodu – standardowo 20% przychodu po odjęciu składek ZUS
- Podstawa opodatkowania – kwota po odjęciu składek ZUS i kosztów uzyskania przychodu (zaokrąglona do pełnych złotych)
- Zaliczka na podatek dochodowy – obliczana według stawki 12% od podstawy opodatkowania
- Kwota do wypłaty – kwota brutto pomniejszona o składki ZUS i zaliczkę na podatek
Należy pamiętać, że niektóre osoby mogą być zwolnione z obowiązku opłacania składek ZUS, np. studenci do 26. roku życia czy osoby zatrudnione na umowę o pracę, gdzie podstawa wymiaru składek osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie. W takich przypadkach odpowiednie wiersze w rozliczeniu mogą zawierać wartość zero lub zostać pominięte.
Oświadczenia zleceniobiorcy
Ta część dokumentu jest niezwykle istotna dla prawidłowego naliczenia składek ZUS. Zleceniobiorca musi jasno określić swój status, co bezpośrednio wpływa na obowiązek odprowadzania składek. Należy wyraźnie skreślić niepotrzebne opcje, aby uniknąć nieporozumień i błędnych rozliczeń.
Pamiętaj, że złożenie nieprawdziwego oświadczenia może skutkować koniecznością dopłaty składek wraz z odsetkami w przyszłości, dlatego zawsze upewnij się, że podane informacje są zgodne ze stanem faktycznym.
Ważne uwagi dotyczące rachunku do umowy zlecenia
Rachunek do umowy zlecenia może być modyfikowany w zależności od indywidualnych potrzeb, jednak zawsze powinien zawierać wszystkie wymagane prawem elementy. Jeśli zleceniobiorca jest zwolniony z płacenia składek ZUS, można dostosować tabelę rozliczeniową, usuwając odpowiednie wiersze lub wpisując w nich wartość zero.
Warto pamiętać, że rachunek powinien być wystawiony po wykonaniu zlecenia, ale przed wypłatą wynagrodzenia. Dokument ten stanowi podstawę do wypłaty należności i jest niezbędny do prawidłowego rozliczenia podatkowego zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy.
W przypadku długoterminowych umów zleceń, rachunek może być wystawiany cyklicznie (np. co miesiąc), zgodnie z harmonogramem płatności określonym w umowie. Każdy rachunek powinien wówczas obejmować konkretny okres rozliczeniowy i być odpowiednio oznaczony kolejnym numerem.
Przechowywanie dokumentacji
Zarówno zleceniobiorca, jak i zleceniodawca powinni przechowywać kopie rachunków przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Dokumenty te mogą być potrzebne podczas kontroli skarbowej lub ZUS, a także przy rozliczeniu rocznym podatku dochodowego.
Zleceniobiorca powinien uwzględnić otrzymane wynagrodzenie w swoim rocznym zeznaniu podatkowym, dołączając informację PIT-11 otrzymaną od zleceniodawcy. Z kolei zleceniodawca ma obowiązek wystawić PIT-11 dla zleceniobiorcy do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.